為了保持人與人之間的距離,許多在線平台都提供了視頻通話等便捷的溝通方式。特別是在 COVID-19 期間,公司比以往任何時候都召開在線會議來維護其業務。召開在線會議很重要,因為將表達許多重要信息。那麼,我們如何才能確保舉辦一次成功的在線會議呢?這裡有一些指南供您在在線會議之前和期間準備和執行。
內容
1.尋找可靠的在線會議平台
要召開在線會議,首先要使用專業可靠的在線會議平台。隨著技術的發展如此之好,您可以使用許多可靠的工具來召開在線會議。 GoToMeeting 、 Webex 、 Zoom 、 Skype等平台如今都很流行。首先,您需要考慮要舉行什麼樣的會議,只有音頻?視頻會議?因此,基於此並從任何在線會議平台中進行選擇,都是與您的團隊和同事舉行在線會議的不錯選擇。
2. 熟悉平台
召開在線會議之前的第二件事,您應該熟悉該平台及其綜合功能。例如,平台是否提供了一些協作工具,讓您和您的同事進行合作?平台是否提供錄音功能,幫助捕捉會議中的要點?該平台是否允許用戶在會議期間上傳文件進行共享?這些都是您在開會之前應該了解的有關會議平台的所有必要信息。
3. 選擇合適的在線會議時間
選擇合適的開會時間也是一個重要因素,因為這可以確保會議的高效性。在工作日,週一可能是最合適的時間,因為每個人都在度過一個輕鬆的周末後精神煥發。此外,在早上,人們的頭腦會更清晰。因此,基於這些因素,您可以認為星期一早上進行在線會議是一個非常好的選擇。但是你也應該考慮更多,比如每個人是否可以安排時間參加那個時期的會議。另外,如果您的參會者是外國人,您需要更加註意會議時間,因為可能存在時差。
4. 會前檢查您的網絡
現在,當您獲得在線會議的確切時間時,您應該在會議開始之前測試您的網絡,因為只有良好的網絡,才能流暢地繼續會議。否則,視頻會在會議期間卡住,您可能無法捕獲會議期間其他人共享的一些核心信息。
5. 邀請所有應該進入會議室的人
然後,您應該確保獲得會議室 ID 並準備好在會議開始前加入。如果您是安排在線會議的人,還請確保您已向應包括在會議室中的每個人發送了通知消息。另外,在會議室裡,你應該在會議開始前檢查是否所有的人都在那裡。
6. 提前準備好你的話
在線會議的時間非常有限,因此在舉行會議之前,您需要為會議期間要分享的內容做好準備。如果您要展示一些業務數據,您需要提前收集它們並進行分析,以便向您的老闆和同事展示精確和重要的點。此外,您可以準備一份報告並與他人分享,讓他們對您要分享的內容有更清晰的佈局。
7. 開會時舉止得體,用詞得體
現在,當您開會時,只需確保在線會議期間您的行為舉止得體即可。例如,您的衣服,以及您將要使用的詞語。請確保他們是體面的。您也可以使用幻燈片來突出會議中的要點,請不要直接閱讀信息。當你分享完所有你想談論的事情后,你可以留下一個問答時間,讓其他與會者提出問題。最後,用一些結束語結束會議。
8. 使用 EasePDF 的幫助對文檔進行電子簽名
如果您正在與您的老闆和您的一些客戶舉行在線會議,有時需要簽署合同或文件。在這種情況下,通過在線平台添加電子簽有助於完成此任務。收到PDF格式的原始文檔後(因為這是展示官方內容最常用的文檔格式),您可以到EasePDF等在線平台輕鬆為文檔添加電子簽名。這是教程。
步驟 1. 打開EasePDF,然後轉到“所有 PDF 工具”以從菜單列表中找到“ 签名PDF ”工具。
第 2 步。按中間的“添加文件”按鈕,將要在線簽名的文檔添加到EasePDF 。
Step 3. 然後就可以根據自己的需要添加文字簽名或者圖片簽名了。添加和編輯好後,直接按旁邊的“保存PDF”按鈕。
第 4 步。當簽名的 PDF 文檔可供下載時,只需點擊“下載”按鈕,文檔將立即保存。
9. 向所有會議參與者發送後續電子郵件
在線會議結束後,您需要向所有參加在線會議的參與者發送後續電子郵件。你應該包括在會議期間分享的重要和準確的觀點。此外,關於信息的結論詞。最後,您還可以將會議的錄音或轉錄內容附在展示良好的 PDF 文檔中。為避免PDF文件過大,您可以選擇使用EasePDF壓縮PDF文件,然後再通過電子郵件發送。
這裡有一個簡單的教程供您參考:
步驟 1. 導航到EasePDF並從頂部導航菜單中選擇壓縮 PDF 工具。
步驟 2. 點擊“添加文件”按鈕,使用EasePDF添加要壓縮的會議文檔。
步驟 3. 添加 PDF 文檔後,選擇要壓縮 PDF 的壓縮級別,包括“極端”、“推薦”和“高”。選擇一個後,只需單擊“壓縮PDF”即可開始壓縮文件。
第 4 步。 最後,當壓縮完成後,直接點擊提供的“下載”圖標,壓縮後的 PDF 就可以保存在您的設備上。現在您可以通過電子郵件將它們發送給會議參與者。
然後在線會議成功召開。
概括
當你做好了會前準備的所有工作,同時注意會中會後的行為,你就一定能成功召開在線會議。這些是您在進行在線會議時可以檢查的一些重要事項。他們會對你有所幫助。
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