10 Mga Tip upang Magtrabaho sa Excel Tulad ng Isang Pro

Ang Microsoft Excel ay isang program ng spreadsheet na isinulat ng Microsoft para sa mga computer na gumagamit ng operating system ng Windows at Apple Macintosh. Ang Excel ay ang pinakatanyag na personal na computer computer data processing software dahil sa Intuitive interface nito, mahusay na mga pagpapaandar sa pagkalkula, at mga tool sa pag-chart.

Sa aming pang-araw-araw na trabaho, kailangan naming master ang maraming mga kasanayan sa pagtutugma ng trabaho, ngunit kahit na ang pinaka pangunahing gawain ay nangangailangan ng ilang kaalaman sa Microsoft Excel upang gawing mas mahusay ang iyong trabaho. Kapag natutunan mo ang mga pangunahing kaalaman ng Microsoft Excel, madali itong makagawa ng mga simpleng tsart at ayusin ang iyong data. Sa aming mga tip at trick, maaari kang gumana sa Excel tulad ng isang pro madali.

1. Ipakita ang Mga Formula ng Excel Spreadsheet

Kapag binuksan mo ang isang spreadsheet na nilikha ng ibang tao at kailangang suriin muli ang data, kailangan mong suriin ang formula ng spreadsheet. Maaari mong i-double click ang mga cell isa-isa upang makita ang ginamit na formula. Ngunit ang pamamaraang ito ay napaka-abala. Ngayon, ituturo namin sa iyo ang isang mas mabilis na tip.

Buksan ang iyong worksheet ng Excel pagkatapos ay i-click ang pindutang "FORMULAS" na maaaring matagpuan sa itaas na laso. Pagkatapos i-click ang pindutang "Ipakita ang Mga Formula". Upang makita ang lahat ng mga formula ng spreadsheet, o maaari mong gamitin ang "CTRL +" sa iyong keyboard. Bibigyan ka nito ng isang view ng lahat ng mga formula na ginamit sa workbook.

2. Gumamit ng VLOOKUP

Ang pagpapaandar na "VLOOKUP" ay isang pagpapaandar na patayo na pagtingin sa Excel. Malawakang ginagamit ito sa trabaho. Halimbawa, maaari itong magamit upang suriin ang data at mabilis na mag-import ng data sa pagitan ng maraming mga talahanayan. Ang pagpapaandar ng VLOOKUP ay upang maghanap sa pamamagitan ng haligi, at sa wakas ay ibalik ang halagang naaayon sa pagkakasunud-sunod ng query na kinakailangan ng haligi.

Kapag kailangan mong maghanap ng mga bagay sa isang talahanayan o isang saklaw sa pamamagitan ng hilera maaari mong gamitin ang pagpapaandar ng VLOOKUP. Halimbawa, hanapin ang presyo ng isang bahagi ng sasakyan sa pamamagitan ng numero ng bahagi, o maghanap ng pangalan ng empleyado batay sa kanilang ID ng empleyado.

Hakbang 1. I-click ang cell kung saan nais mong kalkulahin ang formula na VLOOKUP. Pagkatapos i-click ang "FORMULAS"> "Lookup & Reference"> "VLOOKUP" upang magamit ang tool na VLOOKUP.

Hakbang 2. Pagkatapos ay mag-pop up ito ng isa pang sheet ng VLOOKUP kung saan mo tutukuyin ang cell. Sa kasong ito, ang aming halaga sa paghahanap ay H2 na kung saan nais naming unahin ang aming produkto o ang pangalan ng paligsahan. Sa sandaling naayos namin nang maayos ang VLOOKUP, ibabalik ng Excel ang Kabuuang Halaga ng Rating ng paligsahan sa cell H3 kapag nai-type namin ang pangalan ng paligsahan sa cell H2. Pangalawa, tukuyin ang data na nais mong gamitin ng VLOOKUP para sa paghahanap nito sa kahon na "Table_array". Pangatlo, sa kahon na "Col_index_num", kailangan nating punan ang numero ng haligi na ginamit upang hanapin ang nauugnay na data. Panghuli, kailangan naming ipasok ang "MALI" o "TUNAY" sa kahon na "Range_lookup" upang tukuyin kung kinakailangan ng isang eksaktong tugma. Kapag natapos ka, i-click ang pindutang "OK" sa ilalim ng popup window.

Hakbang 3. Panghuli, ipasok ang halaga ng data na nais mong hanapin sa cell.

3. I-freeze ang Mga Hilera at Haligi

Sa Excel, kapag ang isang talahanayan ay may isang malaking bilang ng mga talaan, tulad ng ilang daang mga hilera, ito ay madalas na ginagamit upang i-freeze ang mga hilera at haligi upang gawing mas madali ilipat ang spreadsheet. Susunod, sasabihin namin sa iyo kung paano i-freeze ang mga hilera at haligi sa Excel nang mabilis.

I-click ang "TINGNAN"> "I-freeze ang Mga Panes" upang i-freeze ang mga hilera at haligi. Mayroong 3 uri ng mga paraan upang mag-freeze. Maaari mong i-click ang kaukulang pindutan ayon sa kailangan mo.

4. Pagsamahin ang Data mula sa Iba't ibang Mga Cell

Alam mo ba kung paano maglagay ng iba't ibang data sa iba't ibang mga haligi o hilera at ilagay ito sa isang cell? Gamitin ang tip na ito ay gagawing mas madali ang iyong oras sa paggamit ng programa. Maraming mga pamamaraan para sa iyo upang pagsamahin ang data mula sa iba't ibang mga cell, ngunit dito ay ipakikilala namin ang pinakamadaling paraan para sa iyo.

Una, i-type ang "=" at piliin ang unang cell na nais mong pagsamahin. Pagkatapos i-type ang "&" at gamitin ang mga marka ng panipi na may kalakip na puwang. Sa wakas, piliin ang susunod na cell na nais mong pagsamahin at pindutin ang enter. Pagkatapos ay makikita mo ang iyong data ay matagumpay na pinagsama.

5. Kopyahin ang Mga Pormula o Data sa pagitan ng Mga Worksheet

Kapag nag-e-edit kami ng data sa Excel, madalas naming ginagamit ang parehong data o pormula sa higit sa isang cell. Upang mapabuti ang kahusayan sa trabaho, madalas naming ginagamit ang pamamaraan ng pagkopya ng data o pormula upang makuha ang mga resulta sa pagkalkula. Susunod, magpapakita kami sa iyo ng isang paraan upang makopya ang data o mga formula sa Excel.

Una, dapat mong pindutin nang matagal ang pindutang "Ctrl" at i-click ang tab ng worksheet na nais mong kopyahin. Pagkatapos mag-click o mag-navigate sa cell gamit ang pormula o data na gusto mo. Pindutin ang "F2" upang buhayin ang cell. Panghuli, pindutin ang pindutang "Enter" upang makopya ang data o mga formula nang matagumpay.

6. Mabilis na Piliin ang Mga Nilalaman ng isang Buong Spreadsheet

Maraming mga tao ang magtatanong kung mayroong anumang mabilis na paraan upang direktang pumili ng libu-libong mga tala sa Excel. Maraming tao ang gagamit ng mouse upang i-drag at piliin ang buong spreadsheet. Ngunit kapag mayroon kaming maraming data ng talahanayan, mag-aaksaya tayo ng maraming oras, at maaari kaming magsimula mula sa simula kung hindi kami nag-iingat. Kaya kailangan nating makabisado ang mga kasanayan sa mabilis na pagpili.

Napakadaling gamitin ang tip na ito, Una, mag-click sa panimulang hilera ng iyong spreadsheet. Pagkatapos ay pindutin ang F8 upang i-aktibo ang pahabain. Pagkatapos mag-click sa pangwakas na cell sa iyong spreadsheet. Panghuli, pindutin muli ang F8 upang kanselahin. Makikita mo ang iyong buong spreadsheet na napili nang mabilis.

7. AutoFill Data

Kapag ang ilang mga newbie ay gumagamit ng excel, hindi nila alam ang "AutoFill" na function ng Excel. Maraming mga novice ang manu-manong mag-input nang isa-isa nang direkta, ngunit ang paggamit ng pamamaraang ito ay maaaring maging napaka oras. Pagkatapos ay turuan ka namin kung paano gamitin ang pagpapaandar na "AutoFill" upang i-automate ang mga paulit-ulit na mga entry sa Excel.

Una, maglagay ng isang serye ng mga duplicate sa spreadsheet, tulad ng mga petsa. Ilipat ang cursor sa ibabang kanang bahagi ng huling cell sa itaas ng parisukat na lumalabas sa bawat haligi pagkatapos ay i-click at i-drag ang haligi pababa. Pagkatapos ay magiging matalino ang Excel sa paghula kung anong impormasyon ang nais mong awtomatikong punan.

8. Lumikha ng isang Magandang Talahanayan sa Segundo

Alam ng maraming tao kung paano i-type ang data sa cell, ngunit kung paano lumikha ng isang magandang talahanayan sa mga segundo tulad ng isang pro? Huwag magalala, maaari mong sundin ang mga hakbang na ito upang lumikha ng magagandang mga talahanayan sa ilang segundo.

Piliin ang data na nais mong gawin sa talahanayan. I-click ang "INSERT"> "Talahanayan"> "OK" upang lumikha ng isang bagong talahanayan. Maaari mo ring gamitin ang icon ng talahanayan sa kanang sulok sa itaas upang baguhin ang kulay at gamitin ang mga checkbox sa ilalim ng tab na "Disenyo" upang baguhin ang layout.

9. Hanapin ang Tiyak na Cell

Sa aming pang-araw-araw na trabaho, ang aming worksheet ng Excel ay karaniwang naglalaman ng maraming data. Mahirap subaybayan ang lahat. Sa oras na ito maaari naming gamitin ang function na "Pumunta Sa" sa Excel upang hanapin ang tukoy na cell.

Piliin ang saklaw ng data na nais mong hanapin. Sa tab na "Home", i-click ang "Hanapin at Piliin"> "Pumunta Sa". Piliin ang mga kaukulang pindutan at pagkatapos ay i-click ang pindutang "OK".

10. Gamitin ang Format Painter

Ang "Format Painter" ay isang tool sa Excel. Maaari naming gamitin ang format painter upang mabilis na mailapat ang pag-format ng tinukoy na teksto sa iba pang teksto. Ang pagpapaandar na ito ay lubos na binabawasan ang oras ng pag-type.

Piliin ang teksto o graphic na mayroong pag-format na nais mong kopyahin muna. I-click ang "Home"> "Format Painter" upang magamit ang tool. Pagkatapos ay gamitin ang brush upang pintura sa isang pagpipilian ng teksto o graphics upang mailapat ang pag-format. Minsan lang itong gumana. Upang baguhin ang format ng maraming mga pagpipilian sa iyong dokumento, kailangan mo munang i-double click ang tool na "Format Painter".

Konklusyon

Sa mga tip at trick sa itaas, naniniwala kami na matututunan mo kung paano gamitin nang may kasanayan ang Excel. Ang mga tip na ito ay hindi ka gagawing isang Excel pro magdamag. Ngunit matutulungan ka nila na gawin ang unang hakbang upang maging isang pro. Kung mayroon kang higit pang mga tip at trick sa Excel, mangyaring makipag-ugnay sa amin !