Ang iyong Pinakamahusay na Patnubay sa Isang Matagumpay na Pagpupulong sa Online

Upang mapanatiling malapit ang mga tao sa bawat isa, maraming mga online platform ang nagbibigay ng maginhawang mga paraan ng komunikasyon tulad ng mga video call. Lalo na sa panahon ng COVID-19, ang mga kumpanya ay mayroong mga online na pagpupulong para sa pagpapanatili ng kanilang mga negosyo kaysa dati. Ang pagkakaroon ng isang pagpupulong sa online ay mahalaga sapagkat maraming mahahalagang mensahe ang ipahayag. Kaya paano namin matiyak na magkaroon ng isang matagumpay na pagpupulong sa online? Narito ang ilang mga gabay para sa iyo upang maghanda at gawin bago at sa panahon ng online na pagpupulong.

1. Maghanap ng isang maaasahang platform ng pagpupulong sa online

Upang magkaroon ng isang pulong sa online, sa una, dapat kang gumamit ng isang propesyonal at maaasahang platform ng pagpupulong sa online nang una sa lahat. Maraming maaasahang maaari mong gamitin upang magdaos ng mga pagpupulong sa online habang ang mga teknolohiya ay umuunlad nang napakahusay. Ang mga platform tulad ng GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype , atbp ay popular ngayon. Bago ang lahat, kailangan mong mag-isip tungkol sa kung anong uri ng mga pagpupulong ang iyong gaganapin, audio-only? Video conference? Kaya't ang pagbabatay dito at pumili mula sa alinman sa mga platform ng pagpupulong sa online ay maaaring isang mahusay na pagpipilian upang magdaos ng isang online na pagpupulong kasama ang iyong mga koponan at kasamahan.

2. Pamilyar sa platform

Ang pangalawang bagay bago magdaos ng isang online na pagpupulong, dapat mong pamilyar sa platform at ang mga komprehensibong pag-andar nito. Halimbawa, nagbibigay ba ang platform ng ilang mga tool sa pakikipagtulungan upang paganahin ka at ng iyong mga kasamahan na makipagtulungan? Nagbibigay ba ang platform ng pag-andar sa pag-record upang makatulong na makuha ang mahahalagang puntos sa panahon ng mga pagpupulong? Pinapayagan ba ng platform ang mga gumagamit na mag-upload ng mga file para sa pagbabahagi sa panahon ng isang pagpupulong? Ito ang lahat ng kinakailangang bagay na dapat mong malaman tungkol sa mga platform ng pagpupulong bago magkaroon ng pagpupulong.

3. Piliin ang tamang oras para sa pagpupulong sa online

Upang pumili ng isang naaangkop na oras para sa pagkakaroon ng pagpupulong ay isang mahalagang kadahilanan din dahil masisiguro nito na ang pulong ay lubos na mabisa. Sa mga araw ng trabaho, ang Lunes ay maaaring maging pinaka-angkop na oras dahil lahat ay nagiging sariwa pagkatapos ng nakakarelaks na katapusan ng linggo. Gayundin, sa umaga, ang mga isipan ng mga tao ay maaaring maging mas malinaw. Samakatuwid, batay sa mga kadahilanang ito, maaari mong isaalang-alang na ang Lunes ng umaga ay maaaring maging isang napakahusay na pagpipilian upang magkaroon ng mga pagpupulong sa online. Ngunit dapat mo ring isaalang-alang ang higit pa tulad ng kung ang bawat isa ay maaaring ayusin ang kanilang oras para sa pagsali sa mga pagpupulong sa panahong iyon. Bilang karagdagan, kung ang iyong mga dumalo ay dayuhan, kailangan mong bigyang-pansin ang oras ng pagpupulong dahil maaaring mayroong pagkakaiba sa oras.

4. Suriin ang iyong network bago ang pagpupulong

Ngayon, kapag nakuha mo ang eksaktong oras ng online na pagpupulong, dapat mong subukan ang iyong network bago magsimula ang pagpupulong, dahil sa isang mahusay na network lamang, ang pagpupulong ay maaaring ipagpatuloy nang maayos. Kung hindi man, mai-stuck ang video sa panahon ng pagpupulong at maaaring mabigo kang makuha ang ilang pangunahing impormasyon na ibinahagi ng iba sa panahon ng pagpupulong.

5. Anyayahan ang bawat isa na dapat isama sa silid ng pagpupulong

Pagkatapos, dapat mong tiyakin na nakukuha mo ang ID ng silid ng pagpupulong at handa na itong sumali bago magsimula ang pagpupulong. Kung ikaw ang mag-aayos para sa pagpupulong sa online, tiyaking din na nagpadala ka ng isang mensahe ng abiso sa lahat na dapat na kasama sa silid ng pagpupulong. Gayundin, sa silid ng pagpupulong, dapat mong suriin kung ang lahat ng mga tao ay kasama doon bago magsimula ang pagpupulong.

6. Ihanda ang iyong mga salita nang una sa lahat

Ang isang pagpupulong sa online ay may limitadong oras kaya bago maganap ang pagpupulong, kailangan mong maghanda para sa kung anong mga bagay na ibabahagi mo sa panahon ng pagpupulong. Kung magpapakita ka ng ilang data ng negosyo, kailangan mong kolektahin ang mga ito nang maaga at pag-aralan para sa pagpapakita ng tumpak at mahahalagang puntos sa iyong boss at kasamahan. Gayundin, maaari kang maghanda para sa isang ulat at ibahagi ito sa iba para sa pagpapaalam sa kanila na magkaroon ng isang mas malinaw na layout ng kung ano ang iyong ibabahagi.

7. Kumilos nang maayos at gumamit ng disenteng mga salita sa panahon ng pagpupulong

Ngayon, kapag nagkakaroon ka ng pagpupulong, siguraduhin lamang na mayroon kang disenteng pag-uugali sa online na pulong. Halimbawa, ang iyong damit, at ang mga salitang gagamitin mo. Mangyaring tiyakin na sila ay disente. Maaari mo ring gamitin ang isang slideshow upang i-highlight ang mga puntos sa panahon ng pagpupulong, at mangyaring huwag kailanman basahin nang direkta ang impormasyon. Kapag natapos mo na ang pagbabahagi ng lahat ng mga bagay na nais mong pag-usapan, maaari kang mag-iwan ng oras ng Q&A para sa iba pang mga kalahok sa pagpupulong upang magtanong ng mga katanungan. Panghuli, gumamit ng ilang mga salitang konklusyon upang wakasan ang pagpupulong.

8. Mga E-sign Dokumento na may Tulong ng EasePDF

Kung mayroon kang isang online na pagpupulong kasama ang iyong boss ang iyong ilang mga customer, kung minsan ang mga kontrata o dokumento ay kailangang pirmahan. Sa kasong ito, ang pagdaragdag ng isang e-sign sa pamamagitan ng online platform ay maaaring maging kapaki-pakinabang upang makumpleto ang gawaing ito. Matapos matanggap ang orihinal na dokumento sa format na PDF (dahil ito ang kadalasang ginagamit na format ng dokumento para sa pagpapakita ng opisyal na nilalaman), maaari kang pumunta sa online na platform tulad ng EasePDF upang madaling magdagdag ng isang e-sign sa dokumento. Narito ang tutorial.

Hakbang 1. Buksan ang EasePDF, pagkatapos ay pumunta sa "Lahat ng Mga Kasangkapan sa PDF" para sa paghahanap ng tool na " Mag-sign PDF " mula sa listahan ng menu.

Hakbang 2. Idagdag ang dokumento na nais mong mag-sign online sa EasePDF sa pamamagitan ng pagpindot sa pindutang "Magdagdag ng File" sa gitna.

Hakbang 3. Pagkatapos ay pinapayagan kang magdagdag ng isang lagda ng teksto o isang lagda ng imahe ayon sa iyong sariling pangangailangan. Kapag naidagdag at na-edit mo ito nang maayos, direktang pindutin ang pindutang "I-save ang PDF".

Hakbang 4. Kapag ang naka-sign na PDF na dokumento ay handa na para sa pag-download, pindutin lamang ang pindutang "I-download", at mai-save kaagad ang dokumento.

9. Magpadala ng isang follow-up na email sa lahat ng mga kalahok sa pagpupulong

Kapag natapos na ang pulong sa online, kailangan mong magpadala ng isang follow-up na email sa lahat ng mga kalahok na dumalo sa pagpupulong sa online. Dapat mong isama ang mahalaga at tumpak na mga puntos na ibinahagi sa panahon ng pagpupulong. Bukod, mga salita sa pagtatapos tungkol sa impormasyon. Sa wakas, maaari mo ring isara ang isang recording o transcription sa mahusay na ipinakita na PDF na dokumento ng pagpupulong. Upang maiwasang masyadong malaki ang PDF document, maaari mong piliing i- compress ang PDF file gamit ang EasePDF bago ipadala ito sa pamamagitan ng email.

Narito ang simpleng tutorial para sa iyo na mag-refer sa:

Hakbang 1. Mag-navigate sa EasePDF at piliin ang Compress PDF tool mula sa tuktok na menu ng nabigasyon.

Hakbang 2. Idagdag ang dokumento ng pagpupulong na nais mong i-compress sa EasePDF sa pamamagitan ng pagpindot sa pindutang "Magdagdag ng File".

Hakbang 3. Kapag idinagdag ang dokumento ng PDF, pumili ng antas ng compression na nais mong i-compress ang PDF, kasama ang "Extreme", "Recommended", at "High". Pagkatapos pumili ng isa, i-click lamang ang "Compress PDF" upang simulang i-compress ang file.

Hakbang 4. Panghuli, kapag tapos na ang compression, direktang pindutin ang ibinigay na icon na "I-download", at ang naka-compress na PDF ay maaaring mai-save sa iyong aparato. Maaari mo na silang ipadala sa mga kalahok sa pagpupulong sa pamamagitan ng email.

Pagkatapos isang online na pagpupulong ay matagumpay na gaganapin.

Buod

Kapag nagawa mo na ang lahat ng mga trabaho bago ang mga pagpupulong para sa paghahanda, at bigyang pansin din ang iyong pag-uugali sa panahon at pagkatapos ng mga pagpupulong, sigurado ka na matagumpay na gaganapin ang isang pulong sa online. Ito ang ilang mahahalagang bagay na maaari mong suriin kung magkakaroon ka ng mga pagpupulong sa online. Ang mga ito ay magiging kapaki-pakinabang sa iyo.