จะใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word ได้อย่างไร

ด้วยการพัฒนาของเทคโนโลยีสารสนเทศมันเป็นเรื่องธรรมดามากที่หลาย ๆ คนจะทำงานกับเอกสารเดียว ในงานของเราเราใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word เมื่อแก้ไขเอกสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณ

ส่วนที่ 1 - เหตุใดจึงต้องใช้การเปลี่ยนแปลงแทร็ก

ติดตามการเปลี่ยนแปลงเป็นเครื่องมือใน Microsoft Word ที่ช่วยให้ผู้ใช้เห็นอย่างชัดเจนว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างและใครเป็นผู้ทำในเอกสาร นอกจากนี้เมื่อคุณได้รับเอกสารที่ถูกแก้ไขโดยผู้อื่นคุณมีอำนาจที่จะปฏิเสธหรือยอมรับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับเอกสาร เครื่องมือนี้มีประโยชน์มากในชีวิตการทำงานของเราเนื่องจากช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเราอย่างมาก

ส่วนที่ 2 - แก้ไขฟังก์ชั่นการติดตามการเปลี่ยนแปลง

ก่อนที่จะเรียนรู้วิธีใช้การเปลี่ยนแปลงการติดตามฉันคิดว่าคุณจำเป็นต้องรู้อะไรบางอย่างเกี่ยวกับฟังก์ชั่นการแก้ไข ตอนนี้เรามาดูด้านล่าง

1. เปลี่ยนตัวเลือกการติดตาม

ก่อนอื่นให้เปิด Microsoft Word แล้วเลือกแท็บ ตรวจสอบ ที่ด้านบนของเอกสาร จากนั้นหา ไอคอนลูกศรขนาดเล็ก ในคอลัมน์การติดตาม คลิกที่มันและคุณจะเห็นหน้าต่างของตัวเลือกการติดตามการเปลี่ยนแปลง

1) แสดง: เลือกประเภทของมาร์กอัปที่จะแสดงในเอกสารของคุณเช่นความคิดเห็น, หมึก, การแทรกและการลบ

2) ลูกโป่งในรายการแสดงทั้งหมดมาร์กอัป: เลือกวิธีแสดงการแก้ไขเอกสาร คุณสามารถแสดงการแก้ไขเป็นลูกโป่งที่ระยะขอบของเอกสารหรือแสดงโดยตรงภายในเอกสารเอง

3) บานหน้าต่างตรวจทาน: เลือกวิธีแสดงการแก้ไขเอกสาร คุณสามารถแสดงการแก้ไขเป็นลูกโป่งที่ระยะขอบของเอกสารหรือแสดงโดยตรงภายในเอกสารเอง

4) คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกตามความต้องการของคุณโดยคลิก ตัวเลือกการติดตามการเปลี่ยนแปลงขั้นสูง หรือเปลี่ยนชื่อของคุณโดยคลิก เปลี่ยนชื่อผู้ใช้

2. แสดงความเห็น

หากต้องการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในเอกสารของคุณให้ไปที่ ตรวจสอบ > แสดงเพื่อตรวจสอบ

1) Simple Markup: แสดงข้อความที่แก้ไข แต่เมื่อคุณลบแทรกและจัดรูปแบบเนื้อหาของเอกสารคุณจะพบแถบแนวตั้งสีแดงทางด้านซ้าย หากคุณคลิกมัน Simple Markup จะเปลี่ยนเป็น All Markup และเมื่อคุณเพิ่มความคิดเห็นเครื่องหมายความคิดเห็นจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา

2) มาร์กอัปทั้งหมด : แสดงมาร์กอัปทั้งหมด

3) No Markup: แสดงข้อความที่แก้ไขโดยไม่มีข้อบ่งชี้ใด ๆ

4) ต้นฉบับ: แสดงข้อความต้นฉบับที่ยังไม่ได้แก้ไข

ตอนที่ 3 - วิธีเปิด / ปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลง

1) เปิดใช้: ไปที่ ตรวจทาน แล้วคลิกไอคอน ติดตามการเปลี่ยนแปลง หรือเลือก ติดตามการเปลี่ยนแปลง จากรายการแบบเลื่อนลง เมื่อเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงคุณสามารถเริ่มแก้ไขเอกสารได้

2) ปิด: หลังจากแก้ไขเอกสารของคุณกลับไปคลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง อีกครั้ง เมื่อปิดใช้งาน Word จะหยุดทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลง

ส่วนที่ 4 - วิธีการใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงอย่างไร

การเปิดใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงช่วยให้คุณสามารถสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในเอกสารเช่นการลบการแทรกและการจัดรูปแบบพวกเขาจะถูกบันทึกไว้ ประการแรกตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเปลี่ยน Simple Markup เป็น All Markup เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำสามารถมองเห็นได้

1) การลบ: หากคุณพบว่าเนื้อหาบางอย่างไม่มีประโยชน์ให้ลบออก ขั้นแรกให้เปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงเลือกเนื้อหาแล้วลบออก คุณจะเห็นการลบถูกทำเครื่องหมายด้วยการขีดฆ่าผ่าน

2) การแทรก: หากคุณพบว่าเนื้อหาบางอย่างพลาดไปให้เพิ่มลงในเอกสารหลังจากเปิด Track Changes คุณจะเห็นการแทรกถูกทำเครื่องหมายด้วยขีดเส้นใต้

3) การจัดรูปแบบ: เมื่อคุณจัดรูปแบบข้อความประเภทการจัดรูปแบบจะถูกบันทึกไว้ในระยะขอบด้านขวาของเอกสาร และคุณยังสามารถเห็นผู้แต่งที่จัดรูปแบบข้อความ

4) ความคิดเห็น: เลือกสถานที่ที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็น ไปที่ ตรวจสอบ แล้วคลิก ความคิดเห็นใหม่ คุณสามารถดูผู้แต่งที่ทิ้งความคิดเห็นวันที่และเนื้อหาความคิดเห็นไว้ที่ระยะขอบด้านขวาของเอกสาร

ส่วนที่ 5 - วิธีปฏิเสธหรือยอมรับการเปลี่ยนแปลงแทร็กเมื่อตรวจสอบ

เมื่อคุณแก้ไขเอกสารของคุณเสร็จแล้วและคุณต้องตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำหรือเมื่อคุณได้รับเอกสารที่แก้ไขแล้วและคุณต้องตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยคนอื่นคุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างได้ หากคุณเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงให้ยอมรับพวกเขา หากคุณต้องการเก็บเนื้อหาต้นฉบับปฏิเสธพวกเขาและการเปลี่ยนแปลงจะถูกลบออก ตอนนี้ให้เราดูวิธีด้านล่างเพื่อยอมรับหรือปฏิเสธการติดตามการเปลี่ยนแปลง

1) หากต้องการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงในทันทีคุณสามารถไปที่ ตรวจสอบ เลือกเนื้อหาที่แก้ไขแล้วคลิก ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ ในคอลัมน์การเปลี่ยนแปลง หรือค้นหาเนื้อหาที่เปลี่ยนแปลงเลือกที่จะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงจากรายการดรอปดาวน์หลังจากคลิกขวา

2) ที่ด้านล่างของไอคอนยอมรับหรือปฏิเสธคุณจะเห็นลูกศรชี้ลงเล็ก ๆ คลิกที่มันและคุณสามารถทำสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้: ยอมรับ / ปฏิเสธและย้ายไปที่ถัดไปยอมรับ / ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงนี้ยอมรับ / ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด และอื่น ๆ

3) นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ปุ่ม ก่อนหน้า และ ถัดไป เพื่อย้ายจากการเปลี่ยนแปลงหนึ่งไปยังการถัดไป

ตอนที่ 6 - วิธีล็อคการเปลี่ยนแปลงแทร็ก

หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ผู้เขียนคนอื่นปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงให้ล็อคมัน ไปที่ ตรวจสอบ แล้วคลิก ปุ่มลูกศรลงขนาดเล็ก ใต้ไอคอนติดตามการเปลี่ยนแปลง จากนั้นคลิก ล็อคการติดตาม และป้อนรหัสผ่านของคุณ

ข้อสรุป

ติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารเช่นคำแนะนำที่คุณสามารถตรวจสอบได้ หลังจากอ่านบทความนี้ฉันคิดว่าคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word 2016 หวังว่าเครื่องมือที่มีประโยชน์นี้จะช่วยคุณในกระบวนการแก้ไขหรือตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง หากคุณได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามการเปลี่ยนแปลงโปรด ส่งข้อความถึง เรา