Hur använder jag spårändringar i Word?

Med utvecklingen av informationsteknologi är det mycket vanligt att många arbetar med ett enda dokument. I vårt arbete använder vi Spårändringar i Word när vi redigerar ett dokument med dina kollegor.

Del 1 - Varför använda spårändringar?

Spåra ändringar är ett verktyg i Microsoft Word som gör det möjligt för användare att se tydligt vilka ändringar som gjordes och vem som gjorde dem i ett dokument. När du får ett dokument som har ändrats av andra har du dessutom befogenhet att avvisa eller acceptera alla ändringar som gjorts i dokumentet. Detta verktyg är till stor hjälp i vårt kontorsliv eftersom det förbättrar vår arbetseffektivitet avsevärt.

Del 2 - Redigera funktioner för spårändringar

Innan jag lär dig att använda spårändringar tror jag att det är nödvändigt att du vet något om dess redigeringsfunktioner. Nu ska vi se nedan.

1. Ändra spårningsalternativ

Först öppnar du Microsoft Word och väljer fliken Granskning högst upp i dokumentet. Hitta sedan den lilla pilikonen i spårningskolumnen. Klicka på den så ser du fönstret med Spårändringsalternativ.

1) Visa: Välj vilka typer av markering som ska visas i dina dokument, som kommentarer, bläck, infogningar och raderingar.

2) Ballonger i all Markup-visning: Välj hur du ska visa versioner av dokumentet. Du kan visa revisioner som ballonger i dokumentets marginaler eller visa dem direkt i själva dokumentet.

3) Granska ruta: Välj hur du ska visa revisioner av dokumentet. Du kan visa revisioner som ballonger i dokumentets marginaler eller visa dem direkt i själva dokumentet.

4) Du kan ställa in alternativen enligt dina behov genom att klicka på Avancerade spårändringsalternativ . Eller ändra ditt namn genom att klicka på Ändra användarnamn .

2. Display för granskning

Om du vill granska ändringarna i ditt dokument går du till Granska > Visa för granskning .

1) Enkel markering: Visa den ändrade texten, men när du tar bort, infogar och formaterar innehållet i ett dokument hittar du en röd vertikal stapel till vänster. Om du klickar på den kommer Simple Markup att ändras till All Markup. Och när du lägger till en kommentar visas ett kommentarmärke till höger.

2) All Markup: Visa all markup.

3) Ingen markering: Visa den ändrade texten utan några indikationer.

4) Original: Visa originaltexten som inte har ändrats.

Del 3 - Hur man aktiverar / stänger av spårändringar?

1) Slå på: Gå till granskning och klicka på spårändringsikonen . Eller välj Spåra ändringar i listrutan. När spårändringar har aktiverats kan du börja redigera dokumentet.

2) Stäng av: Efter att du har redigerat ditt dokument, gå tillbaka och klicka på Spåra ändringar igen. När det stängs av slutar Word markera ändringar.

Del 4 - Hur man använder spårändringar?

Att slå på spårändringar gör det enkelt för dig att se de ändringar du gjort. Om du gör några ändringar i dokumentet, till exempel raderingar, infogningar och formatering, kommer de att spelas in. Först bör du se till att du ändrar Simple Markup till All Markup så att alla ändringar du gjort kan ses.

1) Raderingar: Om du tycker att något innehåll inte är värdelöst, raderar du bara dem. Slå först på spårändringar, välj innehållet och ta bort dem. Du kommer att se att raderingarna är markerade med ett genomslag.

2) Insättningar: Om du hittar att något innehåll saknas lägger du till dem i dokumentet efter att ha aktiverat spårändringar. Du kommer att se inläggen är markerade med en understruk.

3) Formatering: När du formaterar texten kommer formateringstypen att noteras i dokumentets högra marginal. Och du kan också se författaren som formaterade texten.

4) Kommentarer: Välj platsen där du vill lämna en kommentar. Gå till Granska och klicka på Ny kommentar . Du kan se författaren som lämnade en kommentar, datum och kommentarinnehåll i dokumentets högra marginal.

Del 5 - Hur man avvisar eller accepterar spårändringar vid granskning?

När du är klar med att redigera ditt dokument och du måste granska ändringarna du gjort, eller när du får ett redigerat dokument och du måste kontrollera de ändringar som gjorts av andra kan du acceptera eller avvisa alla ändringar. Om du håller med om ändringarna accepterar du dem. Om du vill behålla det ursprungliga innehållet, avvisa dem och ändringarna tas bort. Låt oss nu se nedanstående sätt att acceptera eller avvisa spårändringar.

1) För att omedelbart acceptera eller avvisa ändringen kan du gå till Granska , välja det redigerade innehållet och klicka på Acceptera eller Avvisa i kolumnen Ändringar. Eller hitta det ändrade innehållet, välj att acceptera eller avvisa ändringen från en listruta efter högerklicka.

2) Längst ner på ikonen Acceptera eller avvisa kan du se en liten pil ned. Klicka på den så kan du göra saker som dessa: Acceptera / avvisa och flytta till Nästa, Acceptera / avvisa denna förändring, Acceptera / avvisa alla ändringar och så vidare.

3) Du kan också använda knapparna Föregående och Nästa för att flytta från en ändring till nästa.

Del 6 - Hur låser man spårändringar?

Om du vill förhindra att andra författare stänger av spårändringar låser du det. Gå till Granska och klicka på den lilla pil ned-knappen under ikonen Spårändringar. Klicka sedan på Lås spårning och ange ditt lösenord.

Slutsats

Spåra ändringar i ett dokument som förslag som du kan granska. Efter att ha läst den här artikeln tror jag att du har en klar förståelse för Track Change in Word 2016. Förhoppningsvis kommer detta praktiska verktyg att hjälpa dig i processen att redigera eller granska ändringarna. Om du har lärt dig mer om spårändringar, vänligen lämna oss ett meddelande .