10 sfaturi pentru a lucra cu Excel ca un Pro

Microsoft Excel este un program de foi de calcul scris de Microsoft pentru computerele care folosesc sistemele de operare Windows și Apple Macintosh. Excel este cel mai popular software de prelucrare a datelor cu caracter personal datorită interfeței sale intuitive, funcțiilor excelente de calcul și instrumentelor de diagramă.

În activitatea noastră zilnică, trebuie să stăpânim multe abilități de potrivire a locurilor de muncă, dar chiar și cea mai de bază muncă necesită cunoștințe Microsoft Excel pentru a vă face munca mai eficientă. După ce aflați elementele de bază ale Microsoft Excel, va fi ușor să faceți diagrame simple și să vă organizați datele. Cu sfaturile și trucurile noastre, puteți lucra cu Excel ca un profesionist cu ușurință.

1. Afișați formule de calcul Excel

Când deschideți o foaie de calcul creată de altcineva și trebuie să verificați datele, trebuie să verificați formula foii de calcul. Puteți face dublu clic pe celule una câte una pentru a vedea formula utilizată. Dar această metodă este foarte incomodă. Acum, vă vom învăța un sfat mai rapid.

Deschideți foaia de lucru Excel, apoi faceți clic pe butonul "FORMULAS" care se găsește în panglica superioară. Apoi faceți clic pe butonul „Afișați formulele”. Pentru a vedea toate formulele de calcul, sau puteți utiliza „CTRL +” pe tastatură. Acest lucru vă va oferi o imagine a tuturor formulelor utilizate în registrul de lucru.

2. Folosiți VLOOKUP

Funcția „VLOOKUP” este o funcție de căutare verticală în Excel. Este utilizat pe scară largă în muncă. De exemplu, poate fi folosit pentru a verifica datele și a importa rapid date între mai multe tabele. Funcția VLOOKUP este de a căuta pe coloană și de a returna în final valoarea corespunzătoare secvenței de interogare cerută de coloană.

Când trebuie să găsiți lucrurile într-un tabel sau o gamă după rând, puteți utiliza funcția VLOOKUP. De exemplu, căutați prețul unei piese auto după numărul piesei sau găsiți un nume de angajat pe baza ID-ului angajatului.

Pasul 1. Faceți clic pe celula în care doriți să fie calculată formula VLOOKUP. Apoi faceți clic pe „FORMULAS”> „Căutare și referință”> „VLOOKUP” pentru a utiliza instrumentul VLOOKUP.

Pasul 2. Apoi va apărea o altă foaie VLOOKUP unde veți specifica celula. În acest caz, valoarea noastră de căutare este H2, care este locul în care dorim să punem primul produs sau numele turneului. După ce am configurat corect VLOOKUP, Excel va returna Valoarea Totală a turneului în celula H3 atunci când vom introduce numele turneului în celula H2. În al doilea rând, specificați datele pe care doriți să le utilizeze VLOOKUP pentru căutarea sa în caseta „Tabel__arola”. În al treilea rând, în caseta „Col_index_num”, trebuie să completăm numărul coloanei utilizate pentru a găsi datele relevante. În cele din urmă, trebuie să introducem „FALSE” sau „ADEVĂRAT” în caseta „Range_lookup” pentru a specifica dacă este necesară o potrivire exactă. După ce ați terminat, faceți clic pe butonul „OK” din partea de jos a ferestrei pop-up.

Pasul 3. În cele din urmă, introduceți valoarea datelor pe care doriți să le căutați în celulă.

3. Înghețați rândurile și coloanele

În Excel, când un tabel are un număr mare de înregistrări, cum ar fi câteva sute de rânduri, este adesea folosit pentru a îngheța rândurile și coloanele pentru a ușura deplasarea foii de calcul. În continuare, vă vom spune cum să înghețați rapid rândurile și coloanele în Excel.

Faceți clic pe „VIZUALIZARE”> „Înghețare panouri” pentru a îngheța rândurile și coloanele. Există 3 feluri de moduri de a îngheța. Puteți face clic pe butonul corespunzător, după cum doriți.

4. Combinați date din diferite celule

Știi cum să pui date diferite în coloane sau rânduri diferite și să le pui într-o singură celulă? Folosiți acest sfat vă va ușura timpul folosind programul. Există multe metode pentru a combina date din celule diferite, dar aici vom introduce cel mai simplu mod pentru tine.

În primul rând, tastați "=" și selectați prima celulă pe care doriți să o combinați. Apoi tastați „&” și folosiți ghilimelele cu un spațiu închis. În cele din urmă, selectați următoarea celulă pe care doriți să o combinați și apăsați Enter. Apoi veți vedea că datele dvs. sunt combinate cu succes.

5. Copiați formule sau date între foile de lucru

Când edităm datele în Excel, folosim deseori aceleași date sau formulă în mai multe celule. Pentru a îmbunătăți eficiența muncii, folosim adesea metoda de copiere a datelor sau formulei pentru a obține rezultatele calculului. În continuare, vă vom arăta o modalitate de a copia date sau formule în Excel.

În primul rând, ar trebui să țineți apăsat butonul "Ctrl" și să faceți clic pe fila din foaia de lucru pe care doriți să o copiați. Apoi faceți clic sau navigați la celulă cu formula sau datele dorite. Apăsați „F2” pentru a activa celula. În cele din urmă, apăsați butonul "Enter" pentru a copia cu succes datele sau formulele.

6. Selectați rapid conținutul unei întregi foi de calcul

Mulți oameni vor întreba dacă există vreo modalitate rapidă de a selecta direct mii de înregistrări în Excel. Mulți oameni vor folosi mouse-ul pentru a trage și selecta întreaga foaie de calcul. Dar când vom avea o mulțime de date din tabel, vom pierde mult timp și poate vom începe de la zero dacă nu suntem atenți. Deci trebuie să stăpânim abilitățile de selecție rapidă.

Este foarte ușor să utilizați acest sfat. Mai întâi, faceți clic pe rândul de început al foii de calcul. Apoi apăsați F8 pentru a activa extensia. Apoi faceți clic pe celula finală din foaia de calcul. În cele din urmă, apăsați din nou pe F8 pentru a anula. Veți vedea că întreaga foaie de calcul este selectată rapid.

7. Date de completare automată

Când unele principii folosesc excel, ele nu cunosc funcția „Completare automată” a Excel. Multe novice vor introduce manual unul câte unul direct, dar utilizarea acestei metode poate dura foarte mult. Apoi vă învățăm cum să utilizați funcția „Completare automată” pentru a automatiza intrările repetate în Excel.

În primul rând, introduceți o serie de duplicate în foaia de calcul, cum ar fi datele. Mutați cursorul în partea dreaptă inferioară a ultimei celule deasupra pătratului care apare în fiecare coloană, apoi faceți clic și trageți coloana în jos. Atunci Excel va fi inteligent să ghicească ce informații doriți să completați automat.

8. Creați un tabel frumos în secunde

Mulți oameni știu doar cum să tastați datele în celulă, dar cum să creați un tabel frumos în câteva secunde ca un profesionist? Nu vă faceți griji, puteți urma acești pași pentru a crea tabele frumoase în câteva secunde.

Selectați datele pe care doriți să le faceți în tabel. Faceți clic pe „INSERT”> „Tabel”> „OK” pentru a crea un nou tabel. Puteți utiliza, de asemenea, pictograma tabelului din colțul din dreapta sus pentru a schimba culoarea și utilizați casetele de selectare din fila „Design” pentru a schimba aspectul.

9. Găsiți celula specifică

În activitatea noastră de zi cu zi, foaia de lucru Excel conține de obicei o mulțime de date. Este dificil să urmărești totul. De data aceasta putem folosi funcția „Du-te la” în Excel pentru a găsi celula specifică.

Selectați gama de date pe care doriți să le găsiți. În fila „Acasă”, faceți clic pe „Găsiți și selectați”> „Accesați”. Selectați butoanele corespunzătoare, apoi faceți clic pe butonul „OK”.

10. Utilizați Format Painter

„Format Painter” este un instrument în Excel. Putem folosi pictorul format pentru a aplica rapid formatarea textului specificat pe alt text. Această funcție reduce considerabil timpul de compunere.

Selectați textul sau graficul care are formatarea pe care doriți să o copiați mai întâi. Faceți clic pe „Acasă”> „Format Painter” pentru a utiliza instrumentul. Apoi folosiți peria pentru a picta peste o selecție de text sau grafică pentru a aplica formatarea. Acest lucru funcționează o singură dată. Pentru a schimba formatul mai multor selecții din documentul dvs., trebuie mai întâi să faceți dublu clic pe instrumentul „Format Painter”.

Concluzie

Cu sfaturile și trucurile de mai sus, credem că puteți învăța cum să utilizați Excel cu pricepere. Aceste sfaturi nu vă vor transforma într-un program Excel peste noapte. Dar ei te pot ajuta să faci primul pas pentru a deveni profesionist. Dacă aveți mai multe sfaturi și trucuri Excel, vă rugăm să ne contactați !